Xác định quy mô tổ chức buổi họp mặt

Trước khi quyết định tổ chức một buổi họp mặt cho công ty, bạn hãy xác định cụ thể bạn sẽ mời những ai, thành phần tham dự gồm những thành phần nào, tổng số khách mời bao nhiêu,...để dự trì chi phí cũng như không gian tổ chức thích hợp. Lưu ý, bạn nên lập một danh sách càng chi tiết càng tốt. Việc làm này không chỉ giúp bạn quản lý công việc được tốt hơn, khoa học hơn mà có thể tiết kiệm được cả chi phí đấy.

Định ngày tổ chức buổi họp mặt

Định ngày tổ chức buổi họp mặt là công việc vô cùng cần thiết. Một buổi họp mặt đúng nghĩa của nó sẽ phù hợp với từng thời gian cụ thể. Ví dụ nếu tổ chức họp mặt cuối năm, bạn nên chọn những ngày gần kết thúc năm nhưng không được cận kề quá, vì lúc này các thành phần tham gia trong công ty sẽ bận hoặc về quê ăn tết. Còn nếu tổ chức họp mặt đầu năm, bạn nên tổ chức vào những ngày đầu tiên của năm mới khi sự có mặt của các thành viên khách mời đã bắt đầu ổn định.

Lên ý tưởng tổ chức buổi họp mặt

Buổi họp mặt không đơn thuần chỉ là việc bàn bạc, gặp gỡ giao lưu, tăng cường sự hiểu biết của các mối quan hệ và các thành viên trong công ty với những buổi hát hò, vui chơi ăn uống mà đó còn là nơi thể hiện tính chuyên nghiệp, sáng tạo của đội ngũ tổ chức sự kiện. Thực tế, buổi họp mặt cuối năm của công ty chủ yếu đi theo mô típ tuyên bố lí do => Giới thiệu đại biểu => Lãnh đạo công ty phát biểu báo cáo tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua -=> Ăn uống => Văn nghệ=> Kết thúc. Chắc chắn, bạn sẽ cảm thấy rất nhàm chán với mô típ như vậy. Vậy tại sao không nghĩ đến việc tổ chức chương trình văn nghệ theo kiểu mini gamshow hay báo cáo tình hình hoạt động của công ty thông qua trình chiếu phát biểu lời thoại trên slide,…để tạo nên sự chú ý và lôi cuốn hơn.

Chọn nơi tổ chức tiệc họp mặt lý tưởng

Một việc làm rất quan trọng nữa đó chính là tìm nơi tổ chức họp mặt cho công ty dựa trên chi phí, kế hoạch và số lượng khách mời đã đề ra trước đó. Nơi tổ chức họp mặt không cần quá sang trọng, đẳng cấp, chỉ cần thể hiện được không khí thân thuộc với các thành viên trong công ty và đáp ứng đủ chỗ ngồi là được. Một gợi ý thú vị dành cho bạn đó là bạn có thể tổ chức họp mặt công ty ngoài trời, nơi có không gian thoáng rộng và gần gũi với thiên nhiên. Nếu các sếp của bạn muốn có chương trình họp mặt cuối năm ấn tượng và trang trọng thì bạn có thể tìm đến các nhà hàng chuyên tổ chức sự kiện để có không gian phù hợp.

Kịch bản chương trình họp mặt thú vị

Muốn có được chương trình họp mặt thú vị, lôi cuốn và không gây "buồn ngủ" cho các thành viên thì bạn nên chú trọng vào kịch bản tổ chức chương trình. Đây được xem là "linh hồn", là "xương sống" của bất cứ một sự kiện nào. Hãy tìm kiếm cho mình một kịch bản chương trình đầy thú vị, sáng tạo cả trong phần phát biểu ý kiến của ban lãnh đạo, lẫn chương trình văn nghệ và ăn uống vui chơi.

Không gian họp mặt trang trọng

Một không gian họp mặt được trang trí gọn gàng, tươm tất với một chiếc cổng chào được làm từ bong bóng bay nhiều màu sắc, những băng rôn biểu ngữ, bàn ghế được sắp xếp khoa học ấn tượng,…sẽ tạo được thiện cảm đối với khách mời và giúp buổi họp mặt hiệu quả hơn. Nếu tổ chức tiệc họp mặt cuối năm vào dịp giáng sinh, chắc chắn không thể thiếu cây thông noel đầy lãng mạng với những bản nhạc giáng sinh vui vẻ.

Thực đơn cho bữa tiệc họp mặt tinh tế

Đặc thực đơn trong bữa tiệc phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố, đòi hỏi bạn phải là người thông minh, biết chu toàn và sắp xếp mọi thứ. Bạn cần xác định chính xác số người tham dự buổi họp mặt cuối năm là bao nhiêu, có trẻ con đi kèm hay không, có người nào ăn chay không,...để có thể tiến hành lựa chọn thực đơn hợp khẩu vị với đại đa số mọi người và các thành phần riêng biệt. Vào cuối năm, thời tiết có phần ấm dần lên nên bạn có thể chọn lựa những thức ăn nóng. Nên lưu ý với nhà hàng là không nên đem thức ăn lên quá sớm vì rất có thể chưa bước vào khai tiệc mà thức ăn đã bị nguội.

Với một số kinh nghiệm tổ chức tiệc họp mặt công ty mà VDES chia sẻ trên đây, hi vọng bạn đọc có thể bổ sung thêm cho mình những hiểu biết cần thiết để tổ chức buổi tiệc họp mặt sắp đến cho công ty thật thành công và ấn tượng. VDES chúc bạn thành công.