Một buổi tiệc công ty muốn diễn ra trọn vẹn, ý nghĩa và không có sơ suất nào bắt buộc phải có kế hoạch cụ thể. Thực tế, có rất nhiều vấn đề khiến người tổ chức sự kiện phải băn khoăn lo lắng nhưng chung quy cũng chủ yếu là một số vấn đề cơ bản dưới đây:

Thời gian tổ chức tiệc công ty

Xác định thời gian tổ chức tiệc là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến sự thành công của buổi tiệc. Rõ ràng, một thời gian tổ chức tiệc cụ thể, hợp lý sẽ thu hút được nhiều khách mời đến tham dự hơn. Bạn cần phải xác định thời gian tổ chức là ban đêm hay ban ngày, đầu tuần, giữa tuần hay cuối tuần, có nên tổ chức vào những ngày lễ tết trong năm không?

Câu trả lời được cho là, tùy theo điều kiện thực tế mà bạn quyết định nên tổ chức tiệc công ty vào ban ngày hay ban đêm, cuối tuần hay giữa tuần. Nhưng nên tránh tổ chức vào những ngày lễ trong năm hay những ngày lân cận ngày lễ vì lúc này khách mời sẽ giảm sút khá nhiều.

Xác định chủ đề buổi tiệc

Muốn có được buổi tiệc công ty ý nghĩa, gây ấn tượng mạnh mẽ đối với khách quan và ban lãnh đạo, đòi hỏi bạn phải lên ý tưởng và xác định chủ đề buổi tiệc là gì. Thông thường, tùy theo mục đích chính của công ty mà bạn có thể quyết định chọn lựa ý tưởng cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu tổ chức tiệc giáng sinh, bạn có thể tổ chức theo chủ đề "Black and White", nếu tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm, bạn có thể căn cứ vào sản phẩm ra mắt là gì để xây dựng chủ đề. Hoặc nếu tổ chức tiệc mừng xuân bạn vẫn có thể tổ chức dựa trên ý tưởng "Vui xuân không quên nhiệm vụ",...

Việc xác định chủ đề tiệc sẽ giúp bạn vạch ra kế hoạch và giải quyết các vấn đề liên quan một cách chi tiết, cắt giảm những chi tiết rườm rà không đáng có. Mặt khác, khách mời tất nhiên cũng sẽ cảm thấy thích thú những chủ đề tiệc độc đáo, có tính sáng tạo để thoả sức diện trang phục hay chuẩn bị những tiết mục văn nghệ phù hợp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc

Điều quan trọng cần phải nói đến trong quá trình lên kế hoạch tổ chức tiệc công ty đó chính là việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Một địa điểm phù hợp có thể làm nên một bữa tiệc đáng nhớ hoặc phá hỏng đi mọi công sức của bạn. Do đó, trước khi quyết định nên chọn lựa địa điểm nào, bạn cần căn cứ vào ý tưởng buổi tiệc đã đề ra trước đó, thời tiết sắp đến như thế nào, số lượng khách mời ra sao,...

Khi quyết định lựa chọn địa điểm nào đó, bạn phải chắc chắn rằng, không gian tổ chức tiệc phù hợp với chủ đề, rộng thoáng, đáp ứng đủ số lượng khách mời, có các dịch vụ hỗ trợ đi kèm chất lượng, chính sách khuyến mãi phù hợp và tất nhiên hợp đồng hai bên phải rõ ràng, minh bạch.

Căn cứ vào ngân sách thực hiện

Thực tế, những người tổ chức sự kiện thường mất đi niềm cảm hứng khi vượt quá ngân sách quy định của công ty. Bởi vậy, làm sao để tổ chức được buổi tiệc ý nghĩa, sáng tạo, gây ấn tượng được với mọi người nhưng vẫn đảm bảo trong vòng quay của chi phí quả thật không phải đơn giản.

Khi thực hiện bất cứ công việc gì, chi tiết nào bạn cũng cần căn cứ vào ngân sách trước đó, hãy đảm bảo rằng kế hoạch công việc sẽ được giải quyết xoay quanh ngân sách và không được vượt khỏi quy định. Linh hoạt hơn, bạn có thể cắt giảm các chi phí để "bù trừ" qua lại. Ví dụ nếu chú trọng vào phần trang trí, bạn có thể cắt giảm chi phí phần ăn uống, tự làm đồ trang trí thay vì thuê các dịch vụ hỗ trợ, sử dụng nhạc ghi sẳn thay vì thuê ban nhạc sống,....

Khách mời và mời khách

Dù là buổi tiệc nào đi chăng nữa cũng phải nói đến khách mời, do đó trước khi quyết định lựa chọn không gian tiệc bạn cần phải đề ra danh sách khách mời cụ thể. Không nên mời vượt quá số lượng khách quy định nhưng cũng không đươc thiếu.

Chuẩn bị hết mọi thứ, bạn cần phải mở lời mời lịch sự đến khách mời. Nếu muốn tiết kiệm chi phí, thay vì sử dụng thiệp mời, bạn có thể mời thông qua email hoặc một sự kiện nào đó trên facebook. Nhưng cách tốt nhất là bạn nên in thiệp mời hoặc giấy mời, dù đơn giản nhưng thể hiện được sự chuyên nghiệp và lịch sự của mình.

Ngoài những kế hoạch trên đây, bạn cũng cần quan tâm đến vấn đề ăn uống, âm nhạc, các tiết mục văn nghệ, dịch vụ đi kèm và dọn dẹp sau bữa tiệc công ty. Theo đó, trong quá trình chọn lựa thực đơn, bạn nên chọn lựa những món hợp khẩu vị của nhiều người, đa dạng và hấp dẫn, chú ý đến chế độ ăn kiêng, ăn chay, ăn riêng cho trẻ em. Để tạo không khí vui vẻ, bạn cần lên kế hoạch cho những tiết mục văn nghệ, trò chơi trong bữa tiệc, đó có thể là những tiết mục của khách mời, hoặc của các dịch vụ hỗ trợ....

Kế hoạch tổ chức tiệc công ty gồm rất nhiều công việc khác nhau, đòi hỏi phải có sự chung tay và góp sức của khá nhiều người. Do đó, để có bữa tiệc ý nghĩa, diễn ra suôn sẻ, bạn cần nhờ đến sự trợ giúp của nhiều người, phân công công việc cụ thể để có cách quản lý khoa học và nhanh chóng hơn.