Tổ chức hội nghị là việc làm rất cần thiết của nhiều công ty doanh nghiệp trong cuộc sống hiện đại. Tổ chức hội nghị muốn thành công phải đầu tư nhiều tâm sức và thời gian. Không thể phủ nhận một điều rằng, trước khi tiến hành tìm nơi tổ chức hội nghị, bạn cần phải trả lời được 6 câu hỏi dưới đây.

1. Nơi tổ chức hội nghị có thuận tiện không?

Nơi tổ chức hội nghị có thuận tiện không là một trong những câu hỏi bạn cần phải giải đáp trước khi quyết định nên hay không nên lựa chọn một điểm dừng chân nào đó. Thử nghĩ xem, bạn có thích tham dự một hội nghị ở một trung tâm khách sạn nhưng phải di chuyển xa mấy chục km mới đến được. Đó là chưa nói đến trường hợp hội nghị diễn ra nhiều ngày, buộc khách quan phải đi đi về về nhiều lần trong suốt quá trình diễn ra.

Hãy nhớ một điều rằng, khách tham dự sẽ có xu hướng thích lưu trú ở các khách sạn được đặt tại trung tâm của thành phố hay địa phương diễn ra sự kiện nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng hay các sự kiện toàn quốc, thậm chí quốc tế.

Xem thêm: 5 tiêu chí cần biết khi đánh giá một địa điểm họp hội nghị doanh nghiệp

2. Nơi tổ chức hội nghị có không gian phù hợp không?

Một địa điểm tổ chức hội nghị có không gian phù hợp nghĩa là gì? Tức là địa điểm này có không gian rộng phù hợp với sự kiện không, có đủ sức chứa số lượng khách mời dự kiến không, có mặt bằng đủ lớn để trưng bày các sản phẩm cũng như những thông tin cần thiết muốn hướng đến khách hàng không?

Sẽ không ai muốn đến dự hội nghị mà lại vị nhồi nhét trong một khán phòng chật hẹp, "người đụng người". Do đó, trước khi đặt bút kí hợp đồng, bạn cần phải chắc chắn rằng địa điểm đó có những phòng họp đủ lớp, đủ đáp ứng được số lượng khách mời tham gia dự kiến, đủ không gian trưng bày cần thiết cho công ty và đối tác của công ty.

3. Địa điểm có nhiều nhà hàng xung quanh không?

Thường thì những địa điểm tổ chức sự kiện phải được tọa lạc tại nơi có vị trí địa lý thuận lợi để thuận tiện cho việc di chuyển và tìm kiếm của khách quan.

Trong trường hợp bạn không dùng có ý định dùng tiệc ngay tại nơi tổ chức hội nghị thì hãy chọn những nơi có nhiều nhà hàng chất lượng xung quanh đó. Mục đích để làm gì? Mục đích để kết thúc buổi hội nghị, bạn có thể mời khách quan di chuyển nhanh đến một nhà hàng nào đó để dùng tiệc mà không cần phải di chuyển đi xa.

Lưu ý, muốn được như vậy, đòi hỏi bạn phải liên hệ với những nhà hàng tại khu vực diễn ra hội nghị để xem có hợp tác được không. Nếu hợp tác được thì chương trình như thế nào, thực đơn ra sao, và có thực hiện những chính sách ưu đãi, khuyến mãi nào không?

4. Địa điểm tổ chức có những khu vui chơi giải trí xung quanh?

Vấn đề này thường được nghĩ đến khi tổ chức các buổi hội nghị dài ngày. Khách mời rất có thể sẽ đi cùng gia đình, bạn bè và thậm chí ngay cả chính họ cũng cần những giây phút thư giãn, giải trí sau một ngày hội nghị căn thẳng với nhiều vấn đề cần giải quyết. Đó là lý do vì sao khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo, bạn cần phải chọn những nơi có nhiều thứ để thưởng thức và khám phá. Điều này sẽ thật tuyệt vời phải không nào?

Làm tốt điều này, chứng tỏ bạn là người vừa có trách nhiệm với công ty vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp và quan tâm đến khách hàng của mình từ những cái nhỏ nhặt nhất. Bất cứ ai cũng muốn “bước chân ra ngõ” đã có đồ ăn thức uống, dịch vụ vui chơi giải trí, mua sắm shopping … đi kèm mà không cần phải tốn thời gian và công sức để tìm hiểu rồi di chuyển hết lần này đến lần khác.

5. Địa điểm tổ chức có cung cấp đầy đủ các dịch vụ đi kèm?

Hiện nay, đa số các đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo hay sự kiện nói chung đều trang bị các dịch vụ đi kèm để phục vụ một cách tốt nhất cho khách hàng của mình. Những nơi mà bạn chọn phải có khả năng cung cấp đầy đủ những dịch vụ đi kèm như phương tiện cơ sở vật chất, thực đơn giải khát, tiệc nhẹ, nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ, âm thanh ánh sáng,...Nghe có vẻ đơn giản nhưng bạn phải đầu tư rất nhiều tâm sức và thời gian vào việc này đấy.

6. Địa điểm tổ chức nên có chi phí hợp lý?

Hơn ai hết, bạn nên hiểu rằng, bất cứ địa điểm nào mà mình lựa chọn để tổ chức hội nghị hội thảo cũng phải đáp ứng được những tiêu chí đã đề ra như đã nói ở trên. Và tất nhiên vấn đề chi phí cũng không nên bỏ qua, thậm chí phải theo sát mọi nơi mọi lúc. Hãy yêu cầu báo giá 2 - 3 đơn vị bạn có là phù hợp với mình nhất, thỏa mãn những yêu cầu đã đề ra rồi tiến hành so sánh giá và các dịch vụ đi kèm xem nên hay không nên chọn cái nào trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Xem thêm: Cách lựa chọn nơi tổ chức hội nghị khôn ngoan giúp tiết kiệm chi phí

Tìm nơi tổ chức hội nghị không quá khó, nhưng để đảm bảo có được hiệu quả như mong đợi, bạn nên trả lời đúng, đủ những câu hỏi mà VDES chia sẻ trên đây nhé!