Preloader

8 Bước Tổ Chức Event "Dân Trong Nghề" Cần Nắm Rõ

 Tổ chức sự kiện là một trong những ngành đặc thù và có cách thức vận hành riêng biệt. Trước khi muốn tổ chức bất cứ sự kiện nào đó, bạn cần phải có một kế hoạch rõ ràng và thật chi tiết. Dưới đây là 9 bước tổ chức event mà Vdes chia sẻ đến bạn đọc. Hãy bỏ túi ngay cho mình hôm nay nhé!

Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu

Xác định mục đích và mục tiêu là việc làm đầu tiên, là kim chỉ nam cho mọi hành động mà bạn cần phải biết khi có ý định tổ chức sự kiện. Bạn cần phải trả lời thật chính xác câu hỏi "Tại sao mình phải tổ chức sự kiện này?, Sự kiện này ra đời nhằm mục đích chính là gì? Ví dụ đó là sự kiện ra mắt sản phẩm công ty hay sự kiện giới thiệu một thông tin nào đó mới cho doanh nghiệp của bạn.

Khi đã xác định được câu trả lời "WHY" thì bạn phải xác định đâu là mục tiêu tiếp theo. Mục tiêu phải cụ thể, càng cụ thể càng dễ dàng cho quá trình chuẩn bị và đưa ra các phương án phù hợp. Chẳng hạn như sự kiện sẽ có bao nhiêu thành phần tham gia, có phóng viên tham gia hay không, nếu có thì bao nhiêu người là đủ, kết thúc có khoảng bao nhiêu tin bài được đăng,...

Bước 2: Xác định đối tượng hướng đến

Đối tượng hướng đến là ai, ai là người có nhu cầu bạn muốn đáp ứng? Đó quả là câu hỏi rất quan trọng mà bất cứ ai tổ chức sự kiện cũng phải nắm trọn trong lòng bàn tay. Đây chính là cơ sở dữ liệu để xây dựng nên một kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết và chính xác.

Xem thêm: Cách tổ chức event thành công ngoài sức mong đợi

Những việc bạn cần làm đó chính là xác định rõ đối tượng nào sẽ có trong danh sách khách mời tham gia, đối tượng nào sẽ đến tham dự, đặc thù của từng nhóm đối tượng ra sao,...? Người ta thường nói, những người xác định được đối tượng tham gia chính xác, chứng tỏ người đó rất có kiến thức,có hiểu biết sâu rộng về nhân loại học, xã hội học, tâm lý học,...

Bước 3: Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Mỗi một sự kiện đều gắn liền với một thông điệp nhất định. Một sự kiện không có thông điệp, không khác gì một sự kiện "chết". Nói như vậy để thấy, sự kiện chính là công cụ đắc lực của truyền thông, của việc chuyển tải thông điệp. Thông điệp là điểm nhấn không thể thiếu của kế hoạch truyền thông, nó giống như một chiếc "nhân bánh" giúp mọi người có thể cảm nhận được cả nội dung và hình thức trong cách truyền đạt của chính bạn.

Một sự kiện càng thành công, càng có được thông điệp hay, ý nghĩa, tác động đến nhiều người. Và tất nhiên, giúp công ty tăng doanh thu một cách bền vững và lâu dài. Người xác định được thông điệp, khiến thông điệp có sức hút và tác động mạnh mẽ đến hành vi của con người quả là một người rất giỏi.

Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức event được thực hiện ngay sau khi bạn trả lời được những câu hỏi lên quan đến "what", "why",...Địa điểm này phải đáp ứng được thị hiếu của đối tượng tham gia. Tất nhiên một doanh nhân thành đạt khó lòng có thể mời họ đến những nơi bình dân hoặc thiếu thôn cơ sở vật chất, dịch vụ thiết yếu.

Bạn nên chọn những nơi tổ chức event có vị trí địa lý thuận lợi, dễ tìm kiếm và di chuyển. Về mặt thời gian, tránh tổ chức những ngày lễ tết lớn vì phần lớn thời gian này mỗi người đều có kế hoạch riêng của mình.

Bước 5: Xây dựng chương trình tổ chức

Xây dựng chương trình tổ chức là điều rất cần thiết và quan trọng cho bất cứ event nào. Nếu bạn muốn sự kiện của mình phục vụ tốt nhất cho mục tiêu của mình, đối tượng tham gia của mình, truyền tải thông điệp thành công và ý nghĩa thì không có cách nào khác, bạn phải xây dựng một kế hoạch càng chi tiết, càng cụ thể càng tốt. Cách duy nhất có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề đó là xây dựng một chương trình với kịch bản thật chi tiết. Kịch bản này với đầy đủ những phần diễn ra của event và bộ phận tham gia hỗ trợ giải quyết công việc.

Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông

Để mọi người biết đến sự kiện của mình, thương hiệu và ý nghĩa sự kiện ra sao, bạn cần phải lập một kế hoạch truyền thông rõ ràng. Việc làm này không chỉ giúp sự kiện có thể vươn xa, vươn cao hơn mà còn giúp bạn khẳng định được chỗ đứng và vị thế của mình trên thương trường.

Xem thêm: 6 công cụ tổ chức sự kiện làm nên thành công

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại, có rất nhiều phương tiện, công cụ marketing như facebook, email marketing, website,...giúp bạn giải quyết vấn đề truyền thông một cách nhanh gọn và hiệu quả. Quan trọng là bạn phải biết cách sử dụng và ứng dụng nó vào thực tế như thế nào.

Bước 7: Hoạch định ngân sách và xác định tiến độ

Hoạch định và phân tích ngân sách cho sự kiện sắp đến luôn khiến nhiều người đau đầu, vì phải làm sao cho ngân sách đã định phù hợp với chi tiêu thực tế. Hãy học hỏi một số người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này hoặc nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị hỗ trợ nếu bạn không thể tự mình "gánh vác" hết mọi thứ nhé!

Bạn cũng cần quản lý, phân bổ thời gian hợp lý cho những việc cần làm cũng như giám sát tiến độ thực hiện để mọi việc được diễn ra thuận lợi và tránh được những rủi ro không hay có thể xảy ra. Hãy chia nhỏ quỹ thời gian và tiến độ thực hiện công việc để hoàn thành mục tiêu tổ chức event một cách nhanh chóng.

VDES CHÚC BẠN TỔ CHỨC EVENT THÀNH CÔNG!